Event Coordination Assistant (F/H)

STAGE
Paris (75)
Publié le 15/11/2021
Global Sports Week

GSW est une plateforme internationale ouverte à l’ensemble des parties prenantes de l’écosystème du sport, et aux acteurs du changement venus de divers horizons, déterminés à accélérer ensemble sa transformation positive.

Global Sports Week Paris s’est imposée en 2 ans comme le premier forum international en France dédié au sport, et le rendez-vous privilégié des organisations engagées de l’écosystème du sport mondial ouvertes à la collaboration et déterminées à construire  un sport innovant et durable. La Global Sports Week Paris est un projet à forte visibilité qui a déjà reçu le Haut Patronage du Président de la République Emmanuel Macron, de l’UNESCO ainsi que le soutien du Ministère chargé des Sports et de la Mairie de Paris, ou encore d’adidas ou d’EDF.

Au-delà du forum annuel, GSW se positionne comme une plateforme à impact et a développé dès sa création des programmes de soutien à l’innovation et à la jeunesse.

En septembre, GSW a lancé sa plateforme d’activation à l’année, la GSWFactory, pour offrir à sa communauté la possibilité de continuer la discussion, et les collaborations entre les acteurs pourront avoir lieu entre chaque rassemblement annuel.

La prochaine édition de la GSWParis aura lieu quant à elle en mars 2022 sous format hybride, avec un rassemblement central à l’Accor Arena, des rassemblements régionaux dans plusieurs hubs à l’international, le tout connecté à une plateforme digitale performante.

Missions & Responsabilités Principales

Sous l’autorité de la Responsable des Opérations, le/la stagiaire Event Coordination est chargé de s’assurer de la bonne coordination de l’événement à Paris et dans les hubs à l’étranger. Il/elle aura notamment les missions suivantes :

1) Événement physique à l’Accor Arena

  • Coordination avec l’Agence événementielle et les différents prestataires pour assurer la faisabilité de l’événement à l’Accor Arena
  • Coordination entre le pôle Contenu et le pôle Production pour assurer la faisabilité et la bonne réalisation du programme global physique et digital

2) Plateforme digitale

  • Gestion et mise à jour des différentes pages et modules de la plateforme digitale en lien avec les autres membres de l’équipe (billetterie, agenda, pages partenaires et exposants, sessions en ligne, gestion des droits d’accès, etc.)
  • Gestion et hiérarchisation du contenu dans la grille de diffusion de la plateforme digitale :
  • Superviser la production de certains contenus en amont (duplex à l’étranger via des partenaires).
  • S’assurer du brief des partenaires et récupérer les contenus externes issus de ces mêmes partenaires.

3) Hubs internationaux

  • Supervision de la préparation et livraison des événements dans les hubs internationaux, y compris de leur activation sur la plateforme digitale, en lien avec les coordinateurs locaux et les parties prenantes locales
  • Participation à la bonne intégration des contenus issus des hubs internationaux au sein du programme global et sur la plateforme digitale

4) Coordination globale

  • Appui à la coordination globale et la planification de l’événement, en lien avec la Responsable des Opérations et la Directrice Générale :
  • Suivi du rétroplanning avec les différents directeurs, l’agence de production et les autres prestataires
  • Organisation des grands points d’échange (point hebdomadaires, comités de pilotage).
Vos Atouts Pour Réussir
  • En cours ou fin de formation supérieure (bac +4 ou +5) en école de commerce, Sciences Po ou université
  • Connaissance et intérêt pour le secteur du sport.
  • Excellente maîtrise du Pack Office et des outils Google Drive.
  • Personnalité dynamique, investie et enthousiaste, avec un fort esprit d’équipe.
  • Très bon relationnel et compétences rédactionnelles (français et anglais)
  • Rigueur et professionnalisme, capacité d’organisation, d’autonomie et de prise d’initiatives en accord avec le profil start-up de l’organisation.
  • Aptitude à travailler sous pression et à établir des priorités.
  • Excellent niveau d’anglais
Conditions particulières

Type de contrat :Stage conventionné de 4 à 6 mois
Lieu : Paris (télétravail ponctuel)
Début du contrat : Janvier 2022
Rémunération : Indemnités de stage légales + 50% du pass Navigo

Pour déposer votre candidature (Envoi d’un CV en français et d’une lettre de motivation en anglais), cliquez sur Postuler.

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